Plus qu’un simple agenda, calenDoc gère pour vous l’intégralité de votre activité de prise de rendez-vous en ligne.
De la prise de rendez-vous elle-même jusqu’à la confirmation par SMS, en passant par la gestion des disponibilités dans votre agenda. Pour profiter pleinement des avantages que vous proposent les services calenDoc, il est important de comprendre le fonctionnement d’ensemble.
Les créneaux VS les rendez-vous
Les créneaux sont des plages horaires choisies dans votre agenda. Ils sont à la base même du fonctionnement de calenDoc : chaque créneau peut être lié à un motif de rendez-vous, de sorte que seuls des rendez-vous pris avec ce motif puissent être placés au moment choisi.
Exemple :
Le mercredi votre enseigne est fermée, le jeudi matin vous ne prenez pas de rendez-vous pour vous consacrer à de l’administratif, et le vendredi vous ne prenez des rendez-vous que pour établir des devis.
Votre agenda pourrait ressembler à ça :
Lundi, mardi : créneau « Disponible/ Ouvert « – La prise de rendez-vous en ligne est disponible pour vos clients.
Mercredi : créneau « Fermé » – La prise de rendez-vous en ligne n’est pas disponible pour vos clients.
Jeudi matin : créneau « Administratif » – La prise de rendez-vous en ligne n’est pas disponible pour vos clients.
Vendredi : créneau » rendez-vous devis « – La prise de rendez-vous en ligne n’est disponible seulement pour les personnes prenant un rendez-vous pour un devis.
Pour utiliser l’application mobile et pour permettre la prise de rendez-vous en ligne possible, vous devez impérativement avoir placé des créneaux « Ouvert « sur votre agenda. Dans le cas contraire, vous et vos clients ne pourrez pas prendre des rendez-vous sur votre agenda.
Si votre planning est régulier sur plusieurs semaines, vous pouvez créer des créneaux récurrents pour vous faciliter la tâche. Vos créneaux sont modifiables à tout instant. De plus, vous pouvez placer un créneau par-dessus un autre pour en changer sa fonction exceptionnellement.
Exemple :
Pour un jour férié, placer un créneau Fermé au-dessus d’un créneau Ouvert rendra la prise de rendez-vous impossible sur cette plage horaire là.
Les motifs de rendez-vous VS les créneaux VS les collaborateurs
Les motifs de rendez-vous sont les raisons pour lesquelles vos clients souhaitent prendre rendez-vous avec vous. Selon les spécialités de vos collaborateurs, ces derniers peuvent avoir des motifs qui leur sont assignés et d’autres non, faute d’y être habilités.
Par exemple, un plombier chauffagiste pourrait avoir plus de motifs attribués qu’un plombier exclusif. De la même manière, un manager pourrait être affecté à des rendez-vous différents que ses subordonnés.
Comme nous l’avons vu précédemment, un motif de rendez-vous peut également être assigné à un ou plusieurs types de créneau. De façon à que les rendez-vous ne soient attribués qu’à la bonne personne au moment opportun. Une fois le motif de rendez-vous sélectionné, vos clients ne pourront choisir que des collaborateurs habilités et ne verront que des disponibilités sur des plages horaires dédiées.
Les motifs, les créneaux sont-ils personnalisables ?
Oui, à 100 % selon vos goûts et votre système habituel, vous avez la possibilité de changer la couleur, la durée minimum des créneaux leur intitulé, etc.
calenDoc offre un large panel de personnalisation de votre agenda de sorte que votre agenda s’adapte à votre organisation et non pas le contraire.
Pour toutes questions commerciales concernant la gestion des motifs, des créneaux, des collaborateurs n’hésitez pas à nous contacter.
Découvrez d’autres fonctionnalités utiles dans votre métier
Prise de rendez-vous en ligne
Permettez à vos contacts de prendre rendez-vous en ligne avec vous depuis en fonction de vos disponibilités.
Rappel de rendez-vous SMS et email
Envoyez des messages de rappel et de confirmation de rendez-vous personnalisés automatiquement.
Agenda partagé avec vos collaborateurs
Partagez votre agenda avec les collaborateurs de votre entreprise. Accordez des droits différents à votre personnel.
Application mobile IOS et Android
Utilisez l'application mobile disponible IOS et Android pour prendre des rendez-vous rapidement et à tout moment.
Synchronisation des agendas
Synchronisez facilement vos agendas professionnels calenDoc avec Google Agenda, Microsoft 365 et Outlook.
Prépaiement des rendez-vous
Demandez à vos clients une avance sur le paiement lors de la prise de rendez-vous en ligne grâce à l'intégration Stripe.
Mode ressource et réservation
Réservez automatiquement du matériel, des salles et des ressources lors de la prise de rendez-vous selon le motif ou l'interlocuteur.
Solution Iframe pour votre site web
Intégrez simplement l'outil de prise de rendez-vous en ligne directement sur votre site web en marque blanche.
